Jadi Pengawas Lapangan Pertama Kali? Ini Yang Musti Kamu Lakukan!

Sebelum jauh baca ke bawah, saya pengen ngasih warning dulu kalo saya nulis ini bukan berarti saya jago banget di dunia kepengawasan proyek. Tulisan ini bisa ada karena lumayan juga pertanyaan yang masuk ke DM instagram saya terkait jadi pengawas lapangan pertama kali itu apa aja sih yang harus dilakukan? Mereka yang nanya seperti ini rata-rata masih newbie di ranah ini. Yah, seenggaknya kalian yang belum ada bayangan sama sekali jadi pengawas lapangan, jadi ada bekal saat tiba waktunya nanti kan ya? Semoga tulisan ini bisa bermanfaat.

Eh, kenalan dulu deh yah. Saya Yani, lulusan sarjana Teknik Arsitektur angkatan 2009 di UIN Alauddin Makassar. Sampai saat saya nulis ini, saya udah tiga kali dipercayain jadi pengawas lapangan di tiga proyek berbeda. Saya pernah ngawas di Universitas Terbuka Palu, Universitas Terbuka Tarakan, dan Lembaga Pemasyarakatan Mataram.

Beberapa Hal yang Perlu Disiapkan oleh Pengawas Lapangan Pertama Kali

So, tanpa berlama-lama, langsung aja. Ini dia beberapa hal yang perlu kamu ketahui, siapin, bahkan kamu lakuin ketika kamu fix dapet job untuk ngawas proyek sebagai pengawas lapangan.

Pelajarin RAB dan Gambar Perencanaan

Menurut saya, hal paling penting dan wajib pertama kali kamu lakuin ketika fix kamu bakal jadi pengawas lapangan adalah mempelajari RAB dan Gambar Perencanaan secara bersamaan. Dalam artian, kamu coba nyocokin item pekerjaan yang ada di RAB dengan Gambar Perencanaan yang ada.

Contoh, misalkan kalian jadi pengawas pembangunan pagar nih. Trus di gambar perencanaan kan pasti ada gambar denah, tampak, potongan, dan detail (pondasi, kolom, balok) pagarnya ya. Nah, coba deh cek di RAB ada ngga item galian pondasi pagar dan pembuatan pondasi pagarnya? Lihat di gambar pondasinya pake batu kali aja atau pake pondasi poer plat juga misalnya? Kalo misalkan jenis pondasi yang dipake ada dua macam (batu kali dan poer plat), coba cek di RAB apakah kedua item pekerjaan itu ada? Pahamkan? Hehe.

Umumnya RAB (Rencana Anggaran Biaya) atau BOQ (Bill of Quantity) itu pasti ada aja yang ngga pas dengan gambar. Begitupun BOQ terhadap pelaksanaan pekerjaan di lapangan ataupun gambar perencanaan terhadap pekerjaan di lapangan, ada aja yang miss. Kejadian yang sering banget berubah dari RAB itu adalah penambahan atau pengurangan volume di item pekerjaannya.

Misalkan volume pekerjaan keramik di RAB 25 m2, bisa jadi setelah dikerjakan di lapangan ternyata menjadi 20 m2 karena kondisi di lapangan yang ngga memungkinkan. Sementara gambar, jelas pasti ada yang berubah ketika proyek sudah berjalan. Entah itu perubahannya dari segi dimensi, material, posisi, dll tergantung kondisi lapangan dan keputusan team leader, dan juga owner.

Lalu bagaimana selanjutnya kalau kalian menemukan hal-hal yang ngga sinkron antara gambar dan RAB? Atau gambar perencanaan terhadap pekerjaan di lapangan? Langsung komunikasikan ke team leader, atau ngga ke chief inspector yang menjadi atasan kamu selama ngawas di proyek. Makin cepat kamu komunikasikan, itu semakin baik supaya secepatnya bisa diambilkan solusi yang terbaik dari kesalahan tersebut.

Sepengalaman saya sendiri pas ngawas dulu, dan di hari pertama saat saya udah mulai ditempatkan di lapangan, RAB dan gambar perencanaan saya minta ke kontraktor untuk secepatnya saya pelajarin. Adapun RAB yang dikasih itu berupa soft copy, dan gambar perencanaan yang dikasih berupa hard copy.

Jadi ntar kalo udah ditempatin di lapangan, jangan sungkan minta RAB dan gambar perencanaan ke kontraktornya.

Pahamin RKS

RKS (Rencana Kerja dan Syarat-Syarat) itu tuh kayak pedoman penting dalam melaksanakan suatu proyek selain gambar. Terutama di bab Spesifikasi Teknisnya, akan ada aturan seperti apa pelaksanaan nantinya akan dikerjain. Isinya seperti material apa yang musti digunain, sampai ke durasi waktu pelaksanaan pekerjaan.

Pokoknya penting banget untuk kalian ngereview dan memahami seawal mungkin akan RKS ini untuk kelancaran pelaksanaan proyek.

Nantinya ketika mengawas kita bakal disodorin form ijin pelaksanaan dan form approval material dari kontraktor. Kalo udah gitu, setuju dan ngga setujunya pengawas itu tergantung dari isi RKS tadi. Apakah form yang diajuin udah memenuhi standar-standar yang ada di RKS? Kalo udah, setujui. Kalo ngga, ya minta kontraktornya untuk penuhin kualifikasi seperti yang diminta si RKS. Gituu.

Jangan lupa RKSnya minta ke kontraktor juga ya.

Mereview Ijin Pelaksanaan dan Approval Material

Dari namanya aja udah kelihatan, yang namanya ijin pelaksanaan yah kurang lebih maksudnya untuk mendapatkan perijinan kegiatan pelaksanaan pekerjaan. Jadi kontraktor di lapangan itu etikanya ketika ingin memulai suatu pekerjaan, mesti nyodorin ke pengawas lapangan form ijin pelaksanaan ini. Kita sisa nyetujuin atau ngga.

Sama halnya dengan approval material, terkait bahan dan material yang akan digunakan oleh kontraktornya nanti, perlu persetujuan dari pengawas dulu apakah bisa digunakan atau tidak. Tentu untuk mutusin hal ini kita perlu ngebaca RKS (Rencana Kerja dan Syarat-Syarat).

Review Shop Drawing Ketika Jadi Pengawas Lapangan

Shop drawing adalah gambar kerja yang diajukan oleh kontraktor kepada pengawas ketika ingin melaksanakan pekerjaan di lapangan. Jadi umumnya shop drawing ini akan diberikan oleh kontraktor kepada pengawas bersamaan dengan form ijin pelaksanaan.

Contoh, misalkan kontraktornya pengen ngerjain pondasi. Nah jadi si kontraktor ini akan ngebuat gambar pelaksanaan pondasi berdasarkan gambar rencana yang ada. Bisa jadi gambar rencana dan pelaksana sama, tapi bisa juga beda. Kenapa bisa beda? Biasanya bisa berbeda karena kondisi di lapangan yang ngga memungkinkan untuk dilakukan pekerjaan sesuai rencana, ataupun karena faktor lain.

Jadi shop drawing itu perlu kamu perhatikan. Samakah dengan gambar perencana sebelumnya? Kalau beda, tanya ke kontraktornya kenapa bisa beda. Kalau alasannya logis atau masuk akal, ya udah ngga papa. Artinya mereka udah bisa go untuk ngerjain pondasi sesuai gambar yang mereka ajukan. Tapi kalo misalkan alasannya ngga masuk akal, yah jangan mau terima.

Jadi Pengawas Lapangan Dong Bro Sist!

Kalau gambar shop drawing udah di-accept, dan kemudian mereka udah mulai kerjain di lapangan sesuai instruksi persetujuan dari form ijin pelaksanaan yang mereka ajukan, kamu sebagai pengawas sisa ngawasin si kontraktor ini bener-bener kerja sesuai gambar yang dia ajukan atau ngga.

Jangan sampe misalkan di gambar dia buat kedalaman pondasi 1 m, eh pas diukur galian pondasinya di lapangan ngga sampe 1 m. Uuh, itu artinya bahaya karena sama aja korup kan? Pokoknya kalian mesti aware banget sama yang ginian. Jangan sampe kejadian deh.

Saya pribadi biasanya karena ribet bawa gambar ke lapangan, jadinya saya suka fotoin gambar kerjanya aja trus keep di handphone. Jadi pas ke lapangan sisa buka foto gambar di hape aja, sambil liatin tukangnya kerja sesuai dengan gambar atau ngga.

Kalau menemukan kesalahan, panggil pelaksananya dan utarakan apanya yang salah biar pelaksana yang langsung take action ke pekerjanya untuk diperbaiki. Sebisa mungkin hindari peneguran langsung ke buruh atau tukangnya. Kalian sebagai pengawas cukup ngasih taunya ke pelaksananya aja.

Inti dari menjadi pengawas lapangan sebenarnya yah ini, mengawas! Haha. Maksudnya, kamu ditempatin di lapangan, mesti ngawasin pekerjaan kontraktor jangan sampai ada yang salah-salah alias yang keluar dari jalur.

Banyak kontraktor nakal lho, bahkan kontraktor besar sekalipun ada aja pasti yang bisa dikorup. Yah kita sebagai pengawas musti tetap pada jalurnya. Jangan sampe deh terpengaruh sama hasutan-hasutan indahnya kontraktor.

Pengawas Lapangan Harus Buat Laporan Mingguan, Visual, dan Bulanan

Laporan-laporan ini nantinya akan kalian buat ketika proyek sudah berjalan disetiap minggunya. Untuk laporan mingguan dan visual dibuatnya setiap seminggu sekali, dan laporan bulanan sebulan sekali.

Laporan mingguan sendiri ini berupa progress pekerjaan dalam satu minggu pelaksanaan di lapangan. Laporan mingguan atau progress mingguan ini bisa diolah berkat RAB tadi. Jadi setelah kita tau nilai rupiah item-item pekerjaan yang ada di RAB, nilai-nilai rupiah tersebut selanjutnya kita konversikan menjadi bobot persenan.

Misalkan nilai total rupiah proyeknya adalah 5M, maka bobot persen dari 5M adalah 100%. Trus, misalkan dalam pekerjaan 5M itu ada pekerjaan pagar nilainya 1M, maka bobot pagar itu adalah 20%. Paham kan?

Dalam penerapannya laporan mingguan ini biasanya akan banyak item pekerjaan yang ditemui (sesuai dengan RAB). Yah kita sisa mengkonversikan nilai-nilai rupiah tadi menjadi bobot persen. Ini mudah kok caranya. Kalau bobotnya udah didapat, sisanya tinggal kita ngecek di lapangan, sudah berapa banyak volume atau persen pekerjaan yang dilaksanakan di lapangan.

Misalkan untuk pekerjaan keramik, yang terpasang di lapangan itu baru 25 m2, ya udah masukin di tabel volume yang dikerjakan minggu ini itu sebanyak 25 m2. Atau ngga misalkan kalian rada ribet buat hitung manual volumenya, kalian bisa kira-kira aja berapa persen pekerjaan yang terlaksana di lapangan. Misalnya 50%, ya udah artinya di tabel volume yang dikerjakan minggu itu diisi dengan rumus = volume total x 50%.

Dah! Segitu aja laporan mingguannya.

Trus untuk yang laporan visual, lebih gampang lagi karena kalian cuma modal jepret-jepret aja pekerjaan yang ada di lapangan. Terus masukin foto-fotonya dalam Microsoft Word yang tiap fotonya itu diberikan keterangan. Ingata ya, laporan visual ini dibuatnya perminggu.

Sementara untuk laporan bulanan, sama aja kayak laporan atau progress mingguan. Cuma bedanya dibuatnya setiap satu bulan aja, sesuai schedule yang udah direncanain di kurva S.

Ngadain Rapat Mingguan/ Bulanan

Sebagai pengawas, bisa dibilang kita itu adalah perpanjangan tangan si owner dalam ngawasin kontraktor pelaksana agar apa yang dikerjain oleh kontraktor ini tepat waktu dengan kualitas yang sesuai aturan. Meski kelihatannya pengawas ini jadi orang kepercayaannya si owner banget, tapi jangan salah, si owner ini kadang pengen dilibatkan lebih banyak meski ngga punya basic ilmu konstruksi.

Maka jadilah yang namanya rapat mingguan atau bulanan diadakan. Ngga ada owner dalam rapat juga sebenarnya ngga papa, selama dalam rapat ini pihak pengawas dan pelaksana terbuka terkait pekerjaan proyek. Nantinya si owner ini akan minta risalah rapatnya ke pengawas.

Jujur selama saya ngawas, rapat koordinasi di proyek itu selalu diadain tiap minggu. Disinilah tugas pengawas sebagai pihak yang mengatur jadwal rapat, dan menjadi pemimpin rapat nantinya ketika pihak owner dan kontraktor pelaksana sudah berkumpul di tempat rapat yang telah disetujui bersama.

Pengawas juga yang buat notulen rapat, risalah rapat, dan berita acaranya untuk menjadi lampiran di laporan kepengawasan nantinya.

Lalu apa aja yang dibahas? Ngga jauh-jauh pastinya dari pekerjaan di lapangan. Umumnya yang dibahas itu sudah mencakup progress pekerjaan yang sudah dicapai dalam minggu tersebut, kendala atau masalah yang terjadi di lapangan, dan rencana pekerjaan kontraktor pelaksana satu minggu kedepan.

Backup Data

Pengawas lapangan sebenarnya ngga perlu ribet-ribet bikin backup data, karena biasanya yang buat backup data itu adalah kontraktor pelaksana. Tapi yah, namanya juga pengawas, bisalah ada backup sendiri. Sebenarnya untuk arsip pribadi aja sih. Ngga perlu rapi-rapi banget.

Jadi prinsipnya gini. Pasti akan ada waktu dimana volume pekerjaan yang ada di RAB itu akan beda dengan volume yang dikerjakan di lapangan. Kenapa bisa beda, itu kamu harus jelasin dalam bentuk perhitungan yang nantinya akan jadi backup data.

Contohnya, di rencana pekerjaan pondasi, volume pondasi itu adalah A, dengan panjang B dan lebar C. Nah ternyata setelah dicek di lapangan, kondisi untuk kita bikin pondasi itu ngga bisa sepanjang B karena suatu dan lain hal. Jadinya panjangnya malah lebih pendek dari rencana, yaitu B’ misalnya. Otomatis kalau kita mau ngitung volumenya jadi berubah kan, karena pengaruh panjangnya yang berubah tadi menjadi B’? Nah itulah yang kamu buatkan hitungannya menggunakan panjang B’ dengan lebar C sehingga menghasilkan volume A’. Semoga paham deh. Haha.

Kenapa backup data itu penting? Karena inilah cara yang paling aman untuk kamu nantinya menjelaskan ke pemeriksa. Kalian ngga mau kan, dituduh korupsi, atau melakukan hal-hal negatif lainnya sama tim pemeriksa? Nah itulah gunanya backup data, yang dilampirin dengan foto-foto supaya akurat.

Sebelum didatangin pemeriksa juga nantinya akan ada yang namanya CCO (Contract Change Order), atau biasanya diplesetin ma orang proyek jadi Cocok-Cocokan Ongkos. Haha.

Di CCO ini, backup data tadi itu perlu banget untuk kamu keluarin agar volume yang nantinya disepakati itu adalah benar adanya, dan bukan hasil manipulasi kontraktor.

Udah segitu aja deh menurutku hal yang perlu kamu siapin dan lakuin ketika jadi pengawas lapangan nanti. Kalau saya sih selama ini seperti itu alur kerjanya. Insya Allah kalian bisa pakai dan bisa terapin di proyek kalian.

Sebagai bonus karena udah mau mampir ke blog tercinta ini, saya pengen ngasih format laporan pengawas nih. Semoga bermanfaat ya. Untuk formatnya kalian bisa dapatkan dengan klik disini, atau bisa dengan mengunjungi halaman FREEBIES untuk download hal-hal gratisan dari saya yang lain.

Terimakasih semua, dan kalau ada pertanyaan, jangan sungkan untuk DM saya di instagram. Sebisa mungkin pasti akan saya reply.